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Domiciliación de Sociedades

En el mundo globalizado de hoy en día, estamos en constante evolución en nuestras maneras de percibir el ambiente laboral. Es por ello que se deben considerar alternativas para las soluciones empresariales tradicionales. En estas alternativas es que nacen los centros de coworking, centros donde podremos llevar a cabo nuestras actividades de trabajo, reuniones, o tener la recepción de correspondencia en un lugar ejecutivo y adecuado para nuestra actividad.

El comienzo de una empresa siempre es un proceso algo complicado. Aún más si desconocemos o confundimos ciertos conceptos básicos que darán inicio a nuestra actividad, para esto contamos con la gestoría para alta de autónomos, quienes nos explicarán toda la información básica, además de poner a nuestro servicio la asesoría en alta como autónomo, que pueda ser necesaria:

Según lo dispuesto en la Ley de Sociedades, el domicilio social será:

“El lugar en que se halle el centro de su efectiva administración y dirección, o en el que radique su principal establecimiento o explotación”.

Por tanto, la domiciliación social hace referencia a la dirección en la cual se realiza la actividad principal de la empresa. Este es un dato de dominio público, a través del registro mercantil. En el caso de que la actividad no se realice en ningún local concreto, podría situarse en el lugar donde se realicen las juntas de dirección.

Por otro lado, cuando definimos el término domicilio fiscal, tenemos que guiarnos por la Ley 48 de la Agencia Tributaria que dicta que es:

“El lugar de localización del obligado tributario en sus relaciones con la Administración tributaria y el que determina la adscripción a una oficina tributaria determinada”.

A todos los efectos, la domiciliación fiscal será necesaria para la Administración, ya que es el lugar donde se reciban las notificaciones de ésta. Y se trata de un documento privado.

Al realizar la inscripción en el censo, mediante el modelo 036, elegiremos el domicilio fiscal, que puede ser:

La domiciliación de empresas se establecerá donde resida la dirección y gestión de la actividad económica.

Los autónomos por su parte tendrán la domiciliación fiscal en su residencia principal, esto debe ser sugerido por parte de la gestoría para alta de autónomos de ser necesario.

Y por último la domiciliación de sociedades constituirá una dirección usada por la empresa con objetivo de atender a sus clientes. Ofrece una determinada imagen comercial, y no tiene que coincidir con los dos anteriores.

Se hace habitual que empresas o sociedades de una comunidad autónoma dispongan de un domicilio comercial en otra y su objetivo es conseguir llegar a clientes de estas sociedades.

También funciona como alternativa para que microempresas o autónomos que comparten vivienda y oficina, utilicen un domicilio comercial diferente, esto lo sugerirá su gestoría para el alta como autónomo.

La domiciliación de sociedades, nos brinda la oportunidad de dar ese salto de cambio, porque nos da la ventaja de poseer una oficina con el equipamiento, los recursos adecuados e incluso hasta salas de reuniones para un emprendimiento o una organización, muchas de las grandes empresas de hoy en día comenzaron en un garaje. Pero orientado a generar solidez en nuestro emprendimiento, o abaratar costos de alquiler para una empresa, estos espacios generan confianza extra para transmitir a nuestros clientes, asesores o proveedores.

En el caso de España, la domiciliacion de sociedades en Madrid, está siendo una actividad en auge, que se ve respaldada por la solicitud de los clientes que buscan una opción para mostrar su mejor perfil dentro del mercado en que se estén centrando. En el caso de los emprendedores, que muchas veces trabajamos desde casa, esto nos da inicialmente un plus en las finanzas del emprendimiento, porque los gastos en alquiler pueden ser variables, o incluso menores a el alquiler de una oficina tradicional.

Las configuraciones de espacio en la domiciliación de sociedades en Madrid, es totalmente adaptable a las necesidades de la organización, porque en los centros de negocio estarán proyectando esta necesidad, en la disponibilidad estructural del centro.

Otra ventaja que presenta la domiciliación de empresas en Madrid, es el uso compartido de espacio, también se pueden compartir los insumos, los equipos de impresión, la centralita telefónica, o los equipos de red. Además permite despreocuparse por el mantenimiento de los equipos. Sumado a esto se descuenta el costo del personal administrativo o secretarial, o personal de limpieza y mantenimiento, porque la domiciliación de empresas de Madrid incluirá el servicio por una fracción del coste de personal tradicional que se podría contratar.

En cuanto a la domiciliación fiscal en Madrid, representa una ventaja en la cual podremos confiar, porque las actividades productivas de un emprendedor o de una organización se pueden llevar a cabo en las instalaciones de un centro de negocios, o en una estación de cowoking, porque según lo establecido en el artículo 113 del Reglamento por Real Decreto 1065/2017, la administración tributaria puede considerar como domiciliación fiscal, el recinto donde este efectivamente centralizada la gestión administrativa y la dirección de actividades desarrolladas de la organización o del emprendedor. Esto quiere decir que las personas físicas podrán designar un domicilio preferente a efectos de notificaciones siempre y cuando radique en el territorio español.

Claves para la domiciliación de empresas:

Poner en marcha una organización necesita cumplir una larga lista de trámites. La domiciliación de empresas, es un requisito para impulsar nuestro objetivo, porque así está establecido en la ley.

Realizar este proceso puede resultar complejo, y puede generar dudas en la ejecución de acciones, pero las claves estarán en:

Conocer que la sociedad puede contar con dos domicilios: uno social, que deberá permanecer recogido en los estatutos, y uno fiscal. Este, debe comunicarse a la Administración Tributaria mediante el correspondiente modelo censal, que el 036.
La sociedad podrá cambiar de domicilio siempre que sea necesario. Siempre que cada vez que este cambio tenga lugar deberá introducirse el mismo a través de una escritura pública que vendrá a modificar los estatutos y que, a su vez, tendrá que inscribirse en el Registro Mercantil.
Se puede realizar la domiciliación de empresas, en lo que es el domicilio particular. Esta es la alternativa habitual por la que optan muchos, los precios los informará tu gestoría para alta como autónomos.
De la misma manera, se puede optar porque esa domiciliación de sociedades se realice en el establecimiento u oficina, es decir, en la sede del negocio en sí.
No obstante, también hay una tercera vía. Es una alternativa que ha comenzado a experimentar un notable aumento en los últimos años y consiste en acometer este paso estableciendo como domicilio un centro de negocio, ya que no se cuenta con una oficina o local en sí.
Se trata de un lugar que precisamente da la posibilidad a los emprendedores de realizar la domiciliación de sociedades, pero asumiendo un coste.
En esos centros de negocio se ofrecen multitud de servicios pensados sobre todo para quienes no necesitan utilizar una oficina a diario, pero quieren contar con ella cuando le sea necesario y además necesitan un lugar para recibir la correspondencia de la empresa.

Pensando en el coworking ¿Qué es?

El coworking es una tendencia en el aprovechamiento de los espacios de trabajo por emprendedores, profesionales independientes y pymes en distintos sectores productivos donde se compartirá un espacio de trabajo en común para trabajar en sus distintos proyectos de forma independiente. Básicamente este sistema de trabajo permite a los trabajadores, ahorrar en costes fijos, porque los gastos de alquiler, facturas, mantenimiento y demás, serán compartidos por los participantes en el sistema.

Esta colaboración puede derivar también en el aprovechamiento de los equipos de oficina, que hoy en día, no están al alcance de todos, los beneficios estarán determinados según la contratación elegida al prestador de servicio, e incluso la versatilidad de los contratos en el mercado de hoy en día nos da la posibilidad de elegir, horas determinadas, o en cantidades específicas para las labores que queramos emprender.

Para que el coworking funcione efectivamente debemos considerar que:

Existan zonas comunes para conectar entre los colaboradores.
Tolerancia, convivencia y respeto.
La figura del gestor del espacio será el conector entre los colaboradores.
Libertad de acceso, movilidad y versatilidad.
Las membresías a contratar deben ajustarse a nuestros requerimientos.
Fomentar el dinamismo que ayuden a promover ideas.
Proyección constante a ejecutar mejoras en el sistema.

Esto nos permitirá salir de casa, siendo un emprendedor, un profesional independiente o un impulsor de una pyme, a un costo menor, una fracción de lo que nos costaría arrendar un local y oficina para operar.

Otra ventaja es poder compartir ideas en ese contacto diario con los colaboradores que estén a nuestro alrededor. Mejorará la disciplina. Incluso podría impulsar nuevos proyectos con otros colaboradores dentro del sistema.

¿Pero cómo determinar el espacio de trabajo necesario?

Como primera opción siempre está trabajar desde casa, si tengo suficiente espacio. Es la opción más económica porque, aparte de ahorrar pagos de alquiler, evitamos los gastos tengas que asumir por mantenimiento y servicios que se generan en una oficina o espacio de trabajo. El problema que tiene esta solución viene cuando tienes que recibir a algún cliente o tienes que mantener alguna reunión.

Entonces no será la proyección de lo que queremos lograr con nuestra organización no será la misma, porque el recibir a los clientes potenciales, o a los proveedores de materiales o insumos en casa nos restara un poco ese plus profesional que queremos proyectar en las personas que ven nuestro modelo de negocio.

Quiero tener mayor presencia como empresa, tengo que alquilar una oficina o despacho, donde tenga todo lo necesario para desarrollar el negocio de forma exclusiva y con una buena imagen corporativa.

Lo que conlleva a un coste inicial bastante elevado y difícil de asumir siendo un emprendedor, un profesional independiente o un impulsor de una pyme, a no ser que tengas ya un volumen de negocio que justifique esa inversión.

Los costos fijos como el alquiler, la electricidad, la calefacción, el aire acondicionado, el mobiliario, los impuestos y si deseo mantenerla con actividad durante toda la jornada, tendré que pensar al menos en tener a una persona que la atienda cuando no esté disponible.

En una oficina tradicional tenemos que considerar que muchas no estarán a tono con nuestro objetivo principal y que tendremos que sumar:

El mobiliario. Principalmente debemos de contar con una mesa lo suficientemente amplia como para que al distribuir los diferentes objetos con los que vayamos a trabajar dé una sensación diáfana, pero sin llegar a ser excesivamente grande ya que de lo contrario podría provocar sentimientos de angustia.
La silla, además de cómoda y ergonómica, deberá poder adaptarse a las características de la mesa, de manera que se eviten malas posturas a la hora de trabajar.
En nuestro espacio de trabajo, es decir, nuestra mesa, dispondremos únicamente de lo estrictamente necesario para realizar nuestras tareas. Así, un ordenador, un ratón, una impresora, unas cuantas bandejas archivadoras y un lapicero será suficiente.
Si no nos queremos agobiar con una creciente acumulación de papeles en nuestra mesa, es fundamental que dispongamos de elementos que nos permitan clasificar y almacenar todos los documentos que vaya generando nuestra actividad, tanto física como digitalmente.

No hace falta ser economista para saber la carga que esto supone para el arranque de un negocio.

Y, como tercera opción, está una solución muy extendida en los últimos tiempos, aunque sigue siendo desconocida para mucha gente, que son los Centros de Negocios.

Esto puede llegar a generar controversia en los nuevos emprendedores ya que se deben dedicar analizar qué será lo más conveniente y más productivo para su empresa, por las que muchos optan por solamente tener una dirección virtual, olvidando los beneficios que ofrece la domiciliación de su empresa.

La verdad es que esta opción te ofrecerá la posibilidad de tener tu sede corporativa, al mismo nivel que cualquiera de tus competidores y por un coste totalmente ajustado y acorde con las necesidades de un negocio que está empezando.