GESTORÍA eMADRID
Documentación para obtener el Certificado Digital
Conozca qué documentación puede necesitar, cómo acreditar su identidad y qué cambia si solicita el certificado como particular, extranjero o representante de una empresa.
En Gestoría eMadrid revisamos previamente su situación y le indicamos la documentación necesaria antes de iniciar la tramitación, también si se encuentra fuera de España.
Documento en vigor
Revise que su documentación identificativa sea válida, legible y esté vigente.
DNI o NIE
El documento necesario dependerá de la nacionalidad y del tipo de certificado solicitado.
Identificación
Le indicaremos qué procedimiento de acreditación corresponde a su situación.
Empresas
Además de la identidad del representante, puede ser necesario acreditar la representación de la entidad.
¿Quién puede obtener un Certificado digital?
El certificado digital puede ser utilizado por particulares, trabajadores autónomos y representantes de empresas o entidades, siempre que se cumplan los requisitos establecidos para la modalidad de certificado correspondiente.
No existe una única documentación válida para todos los casos. Los requisitos dependen de quién solicita el certificado, de su nacionalidad, del documento identificativo disponible, del tipo de certificado y de si actúa en nombre propio o representando a otra persona o entidad.
En el caso del certificado de ciudadano de la FNMT pueden solicitarlo ciudadanos españoles o extranjeros mayores de edad y, en determinados supuestos, menores emancipados que dispongan de DNI o NIE. Algunos métodos concretos de identificación pueden establecer requisitos adicionales de edad.
Si necesita un certificado como administrador, apoderado o representante de una sociedad, habrá que determinar además qué modalidad de certificado de representación corresponde.
La documentación que necesitamos para tramitar certificado digital
Antes de comenzar la solicitud conviene revisar la documentación disponible. Esto permite determinar si puede iniciarse directamente la tramitación o si es necesario realizar alguna actuación previa.
En Gestoría eMadrid revisamos primero su caso y después le indicamos exactamente qué documentos debe aportar.
Documento identificativo
Para una persona española normalmente será necesario disponer de su DNI/NIF y del documento de identificación correspondiente en vigor.
En procedimientos de acreditación presencial de la FNMT para ciudadanos españoles pueden admitirse, según el procedimiento, documentos como DNI, pasaporte o permiso de conducir, siempre que permitan acreditar correctamente la identidad y el número fiscal del solicitante.
Documentación si dispone de NIE
Si es ciudadano extranjero, el NIE adquiere especial importancia en la obtención de determinados certificados electrónicos españoles.
En el caso del certificado de ciudadano de la FNMT, el extranjero debe disponer de su NIE y acreditarlo mediante la documentación admitida para su situación.
Para ciudadanos de la Unión Europea puede utilizarse, según el supuesto, documentación donde conste el NIE junto con pasaporte o documento de identidad del país de origen.
Para ciudadanos de terceros países puede requerirse la documentación de extranjero donde conste el NIE junto con el pasaporte, o documentación oficial de concesión del NIF/NIE acompañada del pasaporte.
¿Es suficiente solamente el pasaporte?
Esta es una de las consultas más habituales que recibimos de clientes que se encuentran fuera de España.
Disponer únicamente de pasaporte no significa automáticamente que pueda obtenerse cualquier certificado digital español.
Por ejemplo, para el certificado de ciudadano de la FNMT un ciudadano extranjero necesita disponer de NIE/NIF y acreditarlo mediante la documentación correspondiente. El pasaporte sirve para identificar a la persona, pero no sustituye por sí solo el requisito del NIE cuando éste es necesario.
Sin embargo, existen diferentes prestadores y tipos de certificados, por lo que si solamente dispone de pasaporte recomendamos indicarnos su nacionalidad, residencia y para qué necesita el certificado. Revisaremos qué alternativa puede corresponder a su caso.
Correo electrónico y teléfono
Debe facilitar un correo electrónico al que tenga acceso y un teléfono de contacto correcto.
Es importante comprobar especialmente la dirección de correo antes de iniciar el procedimiento, ya que durante la solicitud pueden recibirse códigos, comunicaciones o instrucciones necesarias para completar la tramitación.
Cómo acreditar la identidad para obtener el certificado digital
Aportar una copia del documento de identidad no significa que la identificación esté automáticamente completada.
La emisión de un certificado requiere que el prestador compruebe que la persona que solicita el certificado es realmente quien dice ser.
Dependiendo del certificado y de la entidad emisora pueden existir diferentes procedimientos de acreditación.
Identificación presencial
Una de las posibilidades es acreditar personalmente la identidad ante una oficina habilitada para ello.
En el caso del certificado de ciudadano de la FNMT existen oficinas de acreditación distribuidas por España. Algunas requieren cita previa.
Vídeo identificación
Determinados certificados y prestadores permiten utilizar procedimientos de vídeo identificación cuando el solicitante reúne los requisitos correspondientes.
La existencia de esta posibilidad depende del certificado solicitado, de la documentación utilizada y de las condiciones establecidas por el prestador.
Identificación mediante otros certificados o DNI electrónico
En determinadas modalidades también puede utilizarse un certificado electrónico previo o el DNI electrónico para completar la identificación.
Por ejemplo, la FNMT contempla actualmente diferentes vías para obtener su certificado de ciudadano, entre ellas la acreditación presencial, vídeo identificación, DNI electrónico y determinados procedimientos mediante dispositivo móvil.
Antes de iniciar cualquier solicitud, le indicaremos qué procedimiento resulta adecuado para su caso concreto.
Cómo preparar las imágenes de su documentación
Cuando sea necesario enviarnos previamente documentación para revisar su caso, compruebe que las imágenes sean completamente legibles.
El documento debe aparecer completo, sin esquinas cortadas, reflejos, sombras ni zonas desenfocadas.
Cuando sea necesario aportar las dos caras del documento, asegúrese de incluir anverso y reverso y compruebe que el nombre, apellidos, número de identificación y demás datos puedan leerse correctamente.
No modifique digitalmente la imagen ni oculte datos salvo que previamente le indiquemos lo contrario.
Si el documento está caducado, deteriorado o contiene información que no coincide con la comunicada en la solicitud, indíquenoslo antes de continuar.
Las imágenes que puedan utilizarse para una revisión previa no sustituyen necesariamente los documentos originales o los procedimientos de identificación exigidos posteriormente por la entidad emisora.
Documentación para empresas y representantes
Cuando el certificado se necesita para actuar en nombre de una empresa, la documentación puede ser diferente a la requerida para un certificado personal.
Además de comprobar la identidad de la persona física que actuará como representante, debe determinarse qué relación tiene con la sociedad y si dispone de facultades suficientes para obtener y utilizar el certificado correspondiente.
Administrador único o solidario
Para determinadas sociedades anónimas y limitadas cuyo representante es administrador único o solidario correctamente inscrito en el Registro Mercantil, existe un certificado específico de representante.
La FNMT puede comprobar telemáticamente determinadas circunstancias registrales cuando se cumplen los requisitos de esta modalidad.
Otros administradores, apoderados o representantes
Cuando el representante no es administrador único o solidario, puede ser necesario utilizar otra modalidad de certificado y aportar documentación que permita acreditar las facultades de representación.
Esto puede afectar, entre otros supuestos, a administradores mancomunados, apoderados, consejeros, liquidadores y determinadas estructuras societarias.
Administrador persona jurídica
Cuando el administrador de una sociedad es a su vez otra sociedad, la situación debe analizarse específicamente porque intervienen dos personas jurídicas y una persona física que actúa en representación.
En estos casos puede ser necesaria documentación registral adicional para acreditar correctamente la cadena de representación.
Puede ampliar esta información en nuestro artículo sobre certificado digital para autónomos y sociedades.
¿Puede solicitarlo desde el extranjero?
Sí, existen procedimientos que permiten iniciar o realizar parte de la tramitación estando fuera de España, aunque la posibilidad concreta depende del certificado y del sistema utilizado para acreditar la identidad.
Por este motivo, si se encuentra en el extranjero, es importante indicarnos desde el principio el país en el que reside y la documentación que tiene disponible.
En el caso de determinados certificados de ciudadano de la FNMT, una persona que se encuentra fuera de España puede acudir a determinadas Oficinas Consulares de carrera de España para acreditar su identidad.
También existen procedimientos de identificación a distancia para determinados certificados y situaciones.
Si reside fuera de España, indíquenos en su consulta:
País en el que se encuentra.
Nacionalidad.
Si dispone de DNI, NIE/NIF o pasaporte.
Si necesita el certificado en nombre propio o para una empresa.
Para qué trámite necesita utilizarlo.
Puede consultar también nuestra guía sobre cómo solicitar un certificado digital online y desde el extranjero.
Precio y vigencia del certificado digital
El servicio de Gestoría eMadrid para particulares parte de 80 € + IVA con un año de vigencia.
Para empresas, la tarifa para un certificado con un año de vigencia parte de 100 € + IVA.
Puede elegir diferentes periodos de vigencia, desde uno hasta cinco años, según la modalidad disponible.
La opción de tres años es actualmente una de las más solicitadas: 160 € + IVA para particulares y 200 € + IVA para empresas.
El periodo seleccionado corresponde a la vigencia contratada del certificado. No se trata de una cuota anual durante ese periodo.
Consultar todas las tarifas y vigencias del certificado digital
Trámites que puede realizar con el Certificado Digital
Una vez obtenido, el certificado permite identificarse y realizar determinados trámites electrónicos en aquellos organismos y servicios que admiten ese certificado.
Entre sus posibles usos se encuentran presentar determinados impuestos, consultar información administrativa, solicitar certificados, presentar escritos, realizar gestiones con la Seguridad Social o firmar electrónicamente documentos y formularios.
Los trámites disponibles dependerán tanto del organismo como del tipo de certificado y, cuando se actúa en nombre de una empresa, de las facultades de representación del titular.
Por ejemplo, puede utilizarse para acceder a determinados servicios de la Agencia Tributaria y realizar trámites relacionados con la declaración de la renta cuando el procedimiento lo permite.
Puede ver muchos más ejemplos en nuestro artículo ¿para qué sirve el certificado digital?
Antes de enviar su solicitud
Antes de comenzar la tramitación, compruebe que su documentación esté vigente y que los datos identificativos coincidan correctamente.
Indíquenos también si necesita el certificado para actuar en su propio nombre o en representación de una empresa.
Si es extranjero, especifique si dispone de NIE/NIF y qué documento identificativo tiene disponible.
Si representa a una sociedad, indíquenos el nombre de la empresa, su NIF cuando lo tenga y el cargo o poder con el que actúa.
Si se encuentra fuera de España, comuníquenos el país desde el que realiza la solicitud.
No es necesario conocer previamente qué modalidad exacta necesita. Podemos revisar su situación antes de iniciar la tramitación.
Solicite su certificado digital
Complete el formulario y cuéntenos brevemente su situación.
Indique si necesita el certificado para una persona física o empresa, la documentación de la que dispone y si realiza la solicitud desde España o desde el extranjero.
No necesita adjuntar documentación en esta primera consulta. Revisaremos su situación y le indicaremos los siguientes pasos.
C/ General Álvarez de Castro, 41 - Madrid
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