GESTORÍA eMADRID
Certificado digital para autónomos y sociedades
¿Necesita un certificado digital como autónomo, administrador o representante de una empresa?
En Gestoría eMadrid analizamos su situación, le indicamos qué certificado corresponde y le acompañamos durante la tramitación, tanto si se encuentra en España como en el extranjero.
Autónomo persona física
Actúa en su propio nombre y normalmente utiliza un certificado de persona física para los trámites que admitan este sistema.
Administrador único o solidario
Determinadas sociedades pueden utilizar un certificado específico de representante para administradores únicos o solidarios.
Otros representantes
Administradores mancomunados, apoderados, consejeros y otros representantes pueden necesitar otra modalidad.
¿Cómo obtener certificado digital para autónomos y sociedades?
El primer paso antes de solicitar un certificado digital es determinar en nombre de quién se va a actuar.
Un trabajador autónomo que desarrolla su actividad como persona física y una sociedad limitada son titulares diferentes desde el punto de vista de la identificación electrónica.
Por esta razón no debe confundirse el certificado personal del administrador con el certificado que permite actuar electrónicamente en representación de una empresa.
En Gestoría eMadrid revisamos previamente si necesita actuar como persona física, administrador, apoderado u otro tipo de representante.
Esta comprobación permite evitar solicitudes incorrectas y elegir desde el principio la modalidad más adecuada.
Certificado digital para autónomos: actuar en su propio nombre
Cuando una persona desarrolla una actividad económica como autónomo no se crea una nueva persona jurídica.
El autónomo continúa siendo una persona física y, por tanto, normalmente utiliza un certificado de persona física para identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas.
¿Para qué puede utilizarlo un autónomo?
Puede utilizarse, según el organismo y procedimiento, para numerosas gestiones relacionadas con Hacienda, Seguridad Social y otras Administraciones.
Entre otras, puede facilitar la presentación de determinadas declaraciones, consultas fiscales, obtención de certificados, acceso a expedientes y gestiones relacionadas con cotizaciones.
Puede ampliar esta información en ¿para qué sirve el certificado digital?
Ser autónomo y administrador de una sociedad no es lo mismo
Una persona puede estar dada de alta como autónomo y, al mismo tiempo, ser administradora de una o varias sociedades.
Su certificado personal puede utilizarse para las actuaciones realizadas en nombre propio, mientras que para actuar por una sociedad puede ser necesario un certificado de representación.
Certificado digital para empresas y sociedades
Cuando se necesita actuar electrónicamente en nombre de una sociedad, debe identificarse correctamente tanto la empresa como la persona que posee las facultades de representación.
El certificado personal del administrador identifica a esa persona física, pero no debe confundirse con un certificado expedido específicamente para actuar en nombre de la sociedad.
La modalidad adecuada depende de la forma jurídica de la entidad y de cómo esté configurada su representación.
Sociedad limitada y sociedad anónima
En una SL o SA puede existir un administrador único, varios administradores solidarios, administradores mancomunados o un consejo de administración.
También puede actuar una persona mediante poder. Cada situación debe analizarse antes de elegir el certificado.
Certificado para administrador único o solidario
Existe una modalidad específica de certificado de representante para determinados administradores únicos y administradores solidarios de sociedades.
Para utilizarla debe comprobarse que el representante figure correctamente inscrito y que las facultades correspondientes continúen vigentes.
Cuando se cumplen los requisitos, determinadas comprobaciones de representación pueden realizarse mediante la información registral disponible.
Importante
No basta con que una persona sea administradora de una sociedad. Es necesario comprobar el tipo exacto de administración y la situación registral antes de iniciar la solicitud.
Certificado para administradores mancomunados, apoderados y otros representantes
No todos los representantes pueden utilizar el certificado específico de administrador único o solidario.
Cuando se trata de administradores mancomunados, apoderados, consejeros, liquidadores u otros representantes, puede corresponder otra modalidad de certificado de representante.
En estos casos suele ser especialmente importante revisar las facultades existentes y la documentación que permite acreditarlas.
Si no sabe qué figura consta actualmente en el Registro Mercantil, podemos revisar su caso antes de que solicite documentación innecesaria.
Certificado personal y certificado de representante: principales diferencias
Certificado de persona física
Identifica al titular cuando actúa en su propio nombre en aquellos procedimientos que permiten utilizar este certificado.
Certificado de representante
Permite identificar a una persona física cuando actúa electrónicamente en representación de una determinada entidad.
Una misma persona puede disponer de su certificado personal y, además, de uno o varios certificados de representante vinculados a diferentes empresas.
¿Qué ocurre si administro varias sociedades?
Es frecuente que una misma persona sea administradora o representante de varias sociedades.
En esos casos debe revisarse individualmente la representación de cada empresa, ya que el certificado de representante se encuentra vinculado a la entidad para la que ha sido emitido.
No debe suponerse que un certificado de representación permite actuar automáticamente por todas las sociedades de las que una misma persona sea administradora.
¿Qué documentación necesitaremos?
Autónomo persona física
Será necesario revisar su documentación identificativa, datos de contacto y el procedimiento de identificación que corresponda.
Sociedades y representantes
Además de identificar a la persona solicitante, tendremos que comprobar los datos de la sociedad y sus facultades de representación.
Indíquenos si actúa como administrador único, solidario, mancomunado, consejero, apoderado u otra figura.
No recomendamos solicitar previamente certificados registrales sin comprobar qué documentación corresponde a la modalidad concreta.
Puede consultar nuestra guía específica de documentación para obtener el certificado digital.
Solicitar certificado digital online desde España o el extranjero
Atendemos solicitudes tanto de clientes que se encuentran en España como de administradores y representantes que residen en otros países.
Si se encuentra fuera de España, indíquenos su nacionalidad, país de residencia, documentación disponible y si dispone de NIE o NIF español.
Cuando se solicita un certificado de representación también necesitaremos conocer la empresa y el cargo o poder con el que actúa.
Puede ampliar esta información en nuestra guía para solicitar certificado digital online y desde el extranjero.
Tarifas y vigencia del certificado digital
Para certificados de persona física, nuestro servicio parte de 80 € + IVA para un año.
Para empresas, el servicio parte de 100 € + IVA para un año.
3 años · Una de las opciones más solicitadas
Persona física: 160 € + IVA
Empresa: 200 € + IVA
Disponemos de distintas opciones de vigencia según la modalidad ofrecida.
Renovar el certificado digital de una empresa
Si su certificado se aproxima a su fecha de caducidad, recomendamos revisar la situación con antelación.
Indíquenos qué certificado tiene actualmente, cuándo vence y si la persona representante continúa teniendo las mismas facultades.
Un cambio de administrador, poderes, órgano de administración o determinados datos societarios puede afectar al procedimiento que corresponda.
Por ello no todos los casos deben resolverse simplemente renovando el certificado anterior.
Protección del certificado digital de la empresa
Un certificado de representante puede permitir realizar actuaciones importantes en nombre de una sociedad y debe conservarse de forma segura.
Conviene controlar quién tiene acceso al certificado, en qué equipos está instalado y dónde existen copias.
Puede consultar nuestras recomendaciones sobre seguridad y fraudes con certificados digitales.
Preguntas frecuentes de autónomos y sociedades
¿Necesito dos certificados por ser autónomo?
No por el simple hecho de ser autónomo. Lo importante es determinar si actúa en nombre propio o representa además a otra entidad.
¿Puedo utilizar mi certificado personal para todas las gestiones de una SL?
No debe darse por supuesto. Determinados procedimientos realizados en nombre de una sociedad requieren acreditar específicamente la representación.
¿Qué certificado necesita un administrador único?
Si cumple los requisitos correspondientes, puede utilizar el certificado específico de representante para administrador único o solidario.
¿Qué ocurre con un administrador mancomunado?
Debe revisarse otra modalidad de certificado y la documentación necesaria para acreditar sus facultades.
¿Puede solicitarlo un apoderado?
Debe comprobarse el poder y las facultades que contiene para determinar qué certificado de representante corresponde.
¿Qué ocurre si estoy fuera de España?
Podemos revisar su situación a distancia y explicarle qué documentación e identificación necesitará.
Consulte qué certificado necesita
Indíquenos si actúa como autónomo persona física o representa a una sociedad.
Si representa a una empresa, indíquenos también el tipo de sociedad, el cargo que ocupa y para qué necesita utilizar el certificado.
No necesita adjuntar documentación para esta primera consulta.
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Amplíe la información según el certificado o trámite que necesite:
