GESTORÍA eMADRID
El certificado digital: la llave para tus trámites rápidos y seguros
El certificado digital permite identificarte electrónicamente y realizar numerosos trámites con Hacienda, la Seguridad Social, la Dirección General de Tráfico, ayuntamientos y otras Administraciones Públicas sin necesidad de desplazarte.
Te explicamos qué puedes hacer con él, qué tipos de certificados existen y cuáles son los principales usos para particulares, autónomos y empresas.
¿Qué es el certificado digital?
El certificado digital es un documento electrónico que permite acreditar tu identidad cuando realizas gestiones por internet. Puede utilizarse para identificarse ante numerosos organismos públicos y para firmar electrónicamente documentos, solicitudes y determinados trámites administrativos.
En la práctica funciona como una forma de identificación electrónica que permite a la Administración comprobar quién está realizando una determinada gestión.
Por este motivo resulta especialmente útil para particulares que realizan trámites administrativos, pero también es una herramienta fundamental para autónomos, administradores de sociedades y representantes de empresas.
Una de sus principales ventajas es que permite realizar numerosas gestiones a cualquier hora y desde prácticamente cualquier lugar, evitando desplazamientos y reduciendo la dependencia de la atención presencial.
¿Para qué sirve el certificado digital?
Los usos del certificado digital son muy amplios. Dependiendo del organismo y del procedimiento, permite consultar información, presentar declaraciones y solicitudes, recibir notificaciones, descargar certificados oficiales o firmar electrónicamente documentos.
Agencia Tributaria
Presenta declaraciones y determinados impuestos, consulta expedientes y deudas, descarga certificados tributarios y accede a diferentes servicios de la sede electrónica de la AEAT.
Seguridad Social
Consulta informes, vida laboral y datos relacionados con tu situación en la Seguridad Social y realiza numerosas gestiones como trabajador o autónomo.
Firma electrónica
Permite firmar electrónicamente documentos, solicitudes, escritos administrativos y formularios cuando el procedimiento correspondiente admite este sistema de firma.
Tráfico y ayuntamientos
Puede utilizarse para numerosos trámites relacionados con vehículos, multas, expedientes municipales, solicitudes, registros y servicios ofrecidos por las Administraciones locales.
Consultar información administrativa
Una de las utilidades más habituales es acceder a información que la Administración tiene asociada al interesado. Esto permite consultar determinados expedientes, certificados, informes o situaciones administrativas sin necesidad de acudir presencialmente a una oficina.
Presentar solicitudes y escritos
El certificado digital puede utilizarse para presentar numerosos escritos y solicitudes a través de las sedes electrónicas y registros habilitados por las diferentes Administraciones Públicas.
Esto resulta especialmente útil cuando existe un plazo administrativo, ya que permite realizar determinados trámites electrónicamente sin depender del horario de una oficina presencial.
Obtener certificados oficiales
También puede utilizarse para solicitar y descargar determinados certificados e informes oficiales, dependiendo de los servicios disponibles en cada organismo.
Entre ellos pueden encontrarse certificados tributarios, informes relacionados con la Seguridad Social y otros documentos administrativos que anteriormente requerían una gestión presencial.
Consultar notificaciones electrónicas
El certificado digital también facilita el acceso a sistemas de notificaciones y comunicaciones electrónicas de distintas Administraciones.
Esta función es especialmente relevante para autónomos y empresas, ya que muchas de sus relaciones con los organismos públicos se realizan actualmente por medios electrónicos.
¿Qué tipo de certificado necesitas?
El certificado adecuado depende principalmente de quién va a utilizarlo y de si la persona actúa en su propio nombre o en representación de una sociedad, empresa u otra entidad.
Elegir correctamente el certificado es importante. Un certificado personal identifica a la persona titular, mientras que un certificado de representante permite actuar electrónicamente en nombre de una determinada entidad cuando se cumplen los requisitos correspondientes.
En Gestoría eMadrid podemos ayudarte a identificar la opción adecuada antes de iniciar el procedimiento.
Principales opciones
Certificado de persona física
Representante de administrador único o solidario
Representante de persona jurídica
Representante de entidad sin personalidad jurídica
Certificado digital de persona física
Es el certificado destinado a identificar electrónicamente a una persona cuando actúa en su propio nombre.
Puede resultar útil tanto para trámites personales como para determinadas gestiones profesionales de trabajadores autónomos.
Certificado de representante de administrador único o solidario
Está destinado a determinados administradores únicos o solidarios de sociedades que cumplen los requisitos establecidos para esta modalidad.
Permite al administrador actuar electrónicamente en representación de la sociedad, diferenciando claramente la actuación realizada en nombre de la empresa de la realizada como persona física.
Certificado de representante de persona jurídica
En otras formas de representación puede ser necesario utilizar un certificado de representante de persona jurídica.
La modalidad correcta dependerá de la forma jurídica de la entidad, del cargo o poder del representante y de las circunstancias concretas de la sociedad.
Empresas y representantes extranjeros
Cuando interviene una empresa extranjera o un representante que reside fuera de España es especialmente importante revisar previamente la situación.
No existe simplemente un único “certificado para empresas extranjeras”. Es necesario determinar qué entidad debe identificarse, quién tiene las facultades de representación, qué documentación posee y para qué trámite se necesita el certificado.
En estos casos puede ser recomendable analizar conjuntamente la identificación fiscal de la empresa y del representante antes de iniciar la solicitud del certificado.
Certificado digital para autónomos y empresas
Para autónomos y sociedades, disponer del certificado digital facilita buena parte de las relaciones habituales con las Administraciones Públicas.
Certificado digital para autónomos
Los trabajadores autónomos utilizan habitualmente su certificado para relacionarse con Hacienda y la Seguridad Social, consultar información administrativa y realizar determinados trámites relacionados con su actividad.
Entre otros usos, puede facilitar la presentación de declaraciones, consulta de expedientes, obtención de certificados, acceso a información de cotización y diferentes actuaciones ante organismos públicos.
Aunque un autónomo desarrolle una actividad económica, continúa siendo una persona física. Por ello no debe confundirse automáticamente el certificado utilizado por un autónomo con el certificado de representante de una sociedad mercantil.
Certificado digital para sociedades
En una sociedad mercantil hay que diferenciar entre el certificado personal del administrador y el certificado que permite actuar en representación de la empresa.
Esta diferencia es importante porque determinados trámites deben realizarse identificando a la propia sociedad y no únicamente a la persona que la administra.
La modalidad adecuada depende de la estructura de administración de la empresa y de las facultades de representación existentes.
¿Tienes una sociedad?
Antes de solicitar un certificado conviene comprobar si necesitas un certificado de administrador único o solidario, un certificado de representante de persona jurídica u otra modalidad adecuada a tu situación.
Problemas habituales al utilizar el certificado digital
Aunque utilizar un certificado digital suele ser sencillo una vez correctamente instalado, existen algunos problemas frecuentes que conviene prevenir.
Certificado no instalado correctamente
Después de obtener el certificado debe quedar correctamente instalado para poder ser reconocido por el navegador, las aplicaciones o los sistemas utilizados para realizar los trámites.
Cambio de ordenador
Uno de los problemas más frecuentes aparece cuando se cambia de equipo y el certificado únicamente se encontraba instalado en el ordenador anterior.
Por ello es recomendable disponer de una copia de seguridad correctamente protegida cuando las características del certificado permitan su exportación.
Certificado caducado
Los certificados digitales tienen un periodo de vigencia. Una vez finalizado, dejarán de poder utilizarse como certificados válidos para identificarse o firmar electrónicamente.
Conviene comprobar periódicamente su fecha de caducidad, especialmente cuando se utiliza para obligaciones empresariales o trámites con plazo.
Pérdida del certificado o de la contraseña
También pueden producirse problemas cuando se pierde el archivo que contiene el certificado o no se dispone de la contraseña utilizada para proteger una copia exportada.
Guardar correctamente el certificado y su información asociada evita numerosos problemas cuando es necesario instalarlo en un nuevo equipo.
Proteger el certificado digital
Un certificado digital permite identificarse electrónicamente en nombre de su titular. Por este motivo debe custodiarse con especial cuidado.
No es recomendable compartir indiscriminadamente el archivo del certificado ni sus contraseñas. También hay que prestar atención a correos electrónicos, enlaces o solicitudes sospechosas que pretendan obtener esta información.
Certificado digital, Cl@ve y DNI electrónico
Existen diferentes sistemas para identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas. El certificado digital no debe confundirse con Cl@ve ni con el DNI electrónico.
Cada sistema tiene características diferentes y la posibilidad de utilizar uno u otro dependerá del trámite concreto que se quiera realizar.
Para autónomos, administradores y empresas, el certificado digital continúa siendo especialmente útil por la variedad de procedimientos electrónicos en los que puede utilizarse.
¿Necesitas obtener tu certificado digital?
En Gestoría eMadrid podemos ayudarte a determinar qué certificado necesitas y gestionar el procedimiento para disponer de él correctamente.
Atendemos a particulares, autónomos, sociedades, administradores y representantes de empresas, incluidos determinados casos de personas que se encuentran fuera de España.
También puedes llamarnos al 91 445 86 32
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