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Gracias al avance de las nuevas tecnologías se está empezando a incorporar la Factura Electrónica, para que sea más fácil y cómodo poder enviar nuestras facturas, aunque lleva consigo una serie de aspectos que se deben conocer

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La factura electrónica, pese a que parezca algo muy novedoso, y puede que ni lo hayas escuchado hasta ahora, lleva vigente desde el año 2015. De hecho, este tipo de factura telemática es obligatoria entre los autónomos y las pequeñas y medianas empresas si son agentes de alguna gran empresa.

Sin embargo, aunque esto sea obligatorio para algunos, no se ha conseguido establecer de manera adecuada entre todas las personas. No obstante, desde el Gobierno ya se ha estado pensado en herramientas para fomentar su uso con la Ley Crea y Crece, de la cual hablaremos más adelante.

¿Qué es y cómo funciona la factura electrónica?

Debemos empezar por el principio de todo. La factura electrónica no deja de ser una factura, valga la redundancia, común y corriente. La única diferencia es que, en vez de hacerse en papel, su uso es online y se guarda en archivos como PDF o Word. Por el resto, tienen exactamente la misma validez.

Por lo tanto, para que estas facturas sean completamente válidas, deben incluir los mismos campos que cualquier otra hecha en papel, como es lógico. Pero entonces… ¿para qué se usan las facturas electrónicas teniendo las de papel? Pues bien, la respuesta a esta cuestión es que el Gobierno quiere fomentar su uso debido a que son más seguras, ya que dejan un rastro y son más fáciles de verificar. También reducen los costes y la huella ambiental, porque se dejaría de usar el papel.

A parte de todo eso, la factura electrónica ofrece varias ventajas significativas en comparación con las facturas en papel:

• Ahorro de tiempo y esfuerzo: Los programas de facturación integran en una única plataforma todos los datos identificativos del autónomo y de sus clientes. Esto permite emitir facturas de manera automática y en cuestión de segundos, ya que gran parte de la información se autocompleta.
• Reducción de costos: Gracias a la eliminación de la introducción manual de datos, la clasificación, validación y registro de facturas, la facturación electrónica puede generar ahorros sustanciales en el procesamiento de facturas.
• Mejora de la productividad y automatización: Al automatizar el proceso de facturación, se acortan los ciclos de pago y se mejora la conciliación de cuentas. Además, se previenen errores, pérdidas y fraudes.
• Mejora de la relación cliente/proveedor: La facturación electrónica agiliza la comunicación entre las partes involucradas, lo que puede fortalecer las relaciones comerciales.

Por otra parte, las facturas electrónicas, al ser telemáticas, también requieren de una serie formatos válidos. Esos formatos son muy variados y los hay más sencillos y extendidos como PDF y Word. No obstante, existen muchos otros que también son interesantes como XML, el cual es el que usa la propia Agencia Tributaria o EDIFACT, que se utiliza principalmente para automatizar los datos que se reciben. De hecho, los más populares dejarán de ser válidos, ya que no son formatos estructurados. Como ves es un mundo amplio y del cual hay que informarse.

Te recomiendo que si tienes dudas te pongas en contacto con una gestoria autonomos para resolverte todas las que tengas. Además, te podrán informar de muchos otros temas sobre darse de alta como autonomo, modelo 130, modelo 150 y 151, entre muchos otros.

También es preciso señalar que las pequeñas y medianas empresas son las que más están apostando por este nuevo tipo de facturación. De hecho, según un estudió que publicó SERES, se intercambiaron más facturas electrónicas en 2022, un 31,98% para ser más exactos, que el año anterior.

Las pequeñas empresas fueron las mayores emisoras de estas facturas, representando un 36,17% del total. Mientras que las medianas empresas lo hicieron con un porcentaje del 27,48%.

¿Qué es la Ley Crea y Crece?

Para no extendernos demasiado, se puede decir que esta ley busca mejorar la productividad de las empresas, facilitando ciertos procesos burocráticos para que sea más sencillo crear empresas en España. De esta forma, una de esas herramientas para mejorar la productividad es, precisamente, las Facturas Electrónicas.

Es más, en esta ley se han establecido como obligatorias este tipo de facturas para todos, ya no solo para aquellas pymes y autónomos de los que hablamos antes. Ahora bien, esta ley fue aprobada en el año 2022, pero está teniendo muchos retrasos por la tramitación.

Por lo tanto, hasta que esta ley no termine de hacerse 100% efectiva, todos los alta autónomo madrid y pymes no tendrán que hacerla de manera obligatoria, salvo que seas uno de los casos que hablamos al principio. Se especula que todo esto llegará para el año 2026, como apuntan desde Declarando. Sin embargo, desde Onerp estipulan que será a mediados de 2025, así que es una completa incógnita cuando entrará en vigor de manera efectiva.

Es importante mencionar que en la Ley Crea y Crece se instaurarán una serie de plazos para adaptarse a esta forma de facturación:

• Aquellos autónomos y pymes que facturen más de 8 millones de euros al año tendrán como plazo 1 año para adaptarse.
• Mientras que, los autónomos y pymes que facturen menos de cifra al año, tendrán 2 años como adaptación a las facturas electrónicas.

Los softwares que ayudan a hacer facturas electrónicas para que no te comas la cabeza

Si es la primera vez de la que oyes hablar de todo esto, seguramente te acaba de explotar la cabeza ante tanta información. Sin embargo, ya existen una serie de softwares que te van a ayudar en esta labor de las facturas electrónicas:

• Holded: ofrece muchas herramientas y ayudas a la hora de gestionar una empresa, no solo en cuanto a las facturas. Es en la nube y permite automatizar y acompasar tus facturas.
• Factusol: un programa de facturación que permite controlar tu inventario y es recomendable si quieres tener muy detallados tus productos.
• SeniorFactu: es totalmente gratuito y, aunque no incluye tantas herramientas ni facilidades como los otros, es aconsejable para pequeños negocios y personas que están empezando en el mundillo de las facturas electrónicas.
• Odoo: incluye herramientas empresariales muy variadas y bien implementadas. No obstante, debes saber que tiene un coste mensual de 11,90€.
• ContaMoney: se trata de otro software en la nube que tiene como ventaja el uso de diferentes tipos de monedas, además de ser bastante seguro.

¿Qué sectores utilizan más las facturas electrónicas?

Una vez vistos los campos que involucran a las facturas electrónicas, quizás viene bien repasar por encima qué sectores están haciendo más habitual esta práctica. Según los datos de SERES, el sector que más tramita estas facturas el del Comercio, ya que facilitan la comunicación entre los productores y consumidores.

Por otro lado, el sector del retail está ganando fama entre las facturas electrónicas, ya que el mundo cada vez se mueve más por lo online en internet. Además, la pandemia del COVID-19 en su momento impulsó mucho las ventas online, por lo que estas facturas se hacen muy útiles por ese valor telemático.

El ranking de las comunidades autónomas en cuanto a las facturas electrónicas

Pese a que todavía no se han extendido lo suficiente por todo el país, ya existen una serie de datos que nos permiten medir ciertos factores. Uno de los rankings más comunes en cuanto a este tema sería el de las que más emiten:

1. Madrid: la comunidad de la capital encabeza este aspecto, con un porcentaje de emisión de 36,81%.
2. Cataluña: los catalanes han emitido un 27,27%, colándose en la segunda posición.
3. Andalucía: los del sur de España logran la tercera posición con un porcentaje del 10,54%.
4. País Vasco: a partir de este punto los datos comienzan a bajar y se nota que estas facturas electrónicas todavía no han cogido demasiado alcance, porque los vascos han obtenido un 4,73%.
5. Comunidad Valenciana: los valencianos se quedan muy cerca de los datos del País Vasco un porcentaje de 4,61.

Otro ranking que es interesante analizar y revisar es la recepción de las facturas electrónicas:

1. Madrid: los madrileños vuelven a quedarse con el podio, pero en este ranking se quedan con un 26,83%.
2. Cataluña: de nuevo, los catalanes se quedan en segunda plaza, aunque aquí se acercan mucho a los madrileños, con unas cifras de 24,96%.
3. Andalucía: el ranking lo siguen los andaluces con un 8,87%, datos bastantes más bajos que los dos primeros.
4. Galicia: los gallegos entran en uno de estos rankings, siendo la cuarta comunidad que más recepción de facturas electrónicas tiene con un 8,49%, muy cerca de los del sur.
5. Comunidad Valenciana: finalmente cerrando el ranking están los valencianos con unos datos bajos, ya que cuentan con 6,36%.

Cabe destacar que todos estos datos han sido sacados y obtenidos por parte de SERES, los cuales realizan bastantes estudios sobre las facturas electrónicas.

Recuerda que siempre es recomendable consultar con un asesor fiscal o gestoria declaración de la renta para obtener información específica sobre tu situación y asegurarte de cumplir con todos los requisitos. Además, también te pueden informar sobre que necesita una gestoría para hacer la declaración de la renta, que necesito para hacer la declaración de la renta o escrito para anular declaración renta.

Si tienes más preguntas o necesitas más detalles, no dudes en preguntar o si necesitas una gestoria para autónomos o asesoria declaracion renta madrid contacte con Gestoría E.Madrid con total confianza. Los gestores de las oficinas podrán responder todas sus consultas y hasta hacer la declaración de la renta por usted.

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