Cada vez más trámites con la Administración pueden realizarse sin desplazarse a una oficina. Para ello, una de las herramientas más útiles es el certificado digital, que permite identificarse electrónicamente y, en muchos casos, firmar solicitudes y documentos online.

Su utilidad va mucho más allá de presentar la declaración de la renta. Puede utilizarse para realizar gestiones con Hacienda, Seguridad Social, ayuntamientos, Dirección General de Tráfico y numerosos organismos públicos.

Si buscas una visión general de los tipos que existen, consulta para qué sirve el certificado digital y qué tipos hay.

También existen certificados específicos para representantes de empresas, asociaciones, fundaciones y otras entidades. A continuación explicamos diez gestiones especialmente útiles que pueden realizarse con certificado digital. Si todavía no tienes el tuyo, te explicamos cómo obtener el certificado digital con nuestra ayuda.

1. Presentar declaraciones e impuestos

Uno de sus usos más habituales es acceder a la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Con certificado digital pueden realizarse numerosos trámites relacionados con IRPF, IVA, Impuesto sobre Sociedades y otras obligaciones tributarias.

También permite acceder a expedientes, consultar declaraciones presentadas, pagar o aplazar determinadas deudas y realizar otras gestiones fiscales. La propia AEAT ofrece acceso electrónico para declaraciones, pagos, notificaciones y múltiples procedimientos.

Para autónomos y empresas resulta especialmente importante, porque gran parte de su relación con Hacienda ya se realiza electrónicamente.

2. Consultar notificaciones electrónicas

Una de las funciones más importantes es poder acceder a las comunicaciones y notificaciones que envían las Administraciones.

Esto resulta especialmente relevante para empresas y otras personas jurídicas, porque están obligadas con carácter general a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.

Una notificación puede estar relacionada con:

3. Solicitar certificados tributarios

El certificado permite solicitar y descargar determinados certificados emitidos por la Agencia Tributaria. Entre ellos pueden encontrarse certificados relacionados con:

• Situación tributaria.
• Estar al corriente de obligaciones.
• Datos fiscales.
• Declaraciones presentadas.

Estos documentos pueden ser necesarios para subvenciones, contratos, financiación o distintos procedimientos administrativos.

4. Realizar trámites con la Seguridad Social

El certificado permite acceder a numerosos servicios de la Seguridad Social.

Para autónomos y empresarios es especialmente útil porque permite realizar consultas y determinadas gestiones relacionadas con afiliación, cotización o información administrativa.

También los representantes de entidades pueden utilizar certificados adecuados para iniciar determinados trámites de la Tesorería General de la Seguridad Social.

5. Realizar trámites relacionados con vehículos

La identificación electrónica permite realizar diferentes trámites administrativos relacionados con vehículos y conductores.

Dependiendo del procedimiento pueden consultarse datos, presentar solicitudes o realizar gestiones ante organismos públicos sin necesidad de desplazarse. Esto resulta especialmente práctico para particulares y empresas con vehículos.

6. Presentar escritos, solicitudes y documentación

Uno de los usos más versátiles del certificado es el registro electrónico. Permite presentar documentos a una Administración y obtener un justificante electrónico de presentación. Puede utilizarse para:

• Responder requerimientos.
• Presentar alegaciones.
• Aportar documentación.
• Solicitar información.
• Presentar escritos generales.
• Subsanar expedientes.

Muchas sedes administrativas permiten adjuntar documentación, firmarla y presentarla electrónicamente.

7. Consultar expedientes administrativos

Después de presentar una solicitud, muchas Administraciones permiten consultar electrónicamente el estado del expediente.

Por ejemplo, en la Comunidad de Madrid determinados procedimientos permiten comprobar el estado, consultar documentos enviados, aportar nueva documentación y recibir comunicaciones desde la propia cuenta digital. Esto evita desplazamientos y facilita el seguimiento de los procedimientos.

8. Solicitar subvenciones y ayudas

Este punto es especialmente importante para empresas, autónomos, asociaciones y fundaciones. Muchas convocatorias de ayudas se tramitan electrónicamente.

En el caso de asociaciones, por ejemplo, el Ayuntamiento de Madrid menciona expresamente el certificado electrónico para solicitudes de subvenciones, inscripción en registros y otros procedimientos administrativos.

Además de solicitar la ayuda, en muchos casos posteriormente hay que:

• Aportar documentación.
• Responder requerimientos.
• Aceptar resoluciones.
• Justificar gastos.
• Presentar memorias.

Por ello, el certificado es una herramienta de uso frecuente durante todo el expediente.

9. Firmar documentos electrónicamente

Un certificado electrónico también puede utilizarse para firmar documentos. La firma permite acreditar la identidad del firmante y preservar la integridad del contenido firmado.

Los certificados de firma están específicamente orientados a personas físicas, mientras que existen otras modalidades para empresas y representantes.

Esto permite firmar determinados documentos sin imprimir, firmar manualmente y volver a escanear.

10. Actuar en nombre de una empresa, asociación o fundación

Esta es una de las áreas más interesantes. No existe únicamente el certificado para una persona física: también existen certificados que permiten acreditar la representación de diferentes tipos de organizaciones.

Pueden utilizarlos, dependiendo de la modalidad y representación existente:

La plataforma oficial ONE incluye expresamente asociaciones, fundaciones, federaciones deportivas y otras entidades entre las organizaciones que pueden utilizar certificados de representación.

¿Quién debería tener certificado digital?

Resulta especialmente útil para:

• Particulares que realizan trámites frecuentes.
• Autónomos.
• Administradores de empresas.
• Representantes de asociaciones.
• Representantes de fundaciones.
• Personas encargadas de gestionar organizaciones.
• Profesionales que deben realizar trámites administrativos regularmente.

Certificado digital para empresas y entidades

En empresas y organizaciones hay que prestar especial atención al tipo de certificado.

El certificado de representante acredita que una persona actúa en representación de la organización. Las características y documentación requerida dependen de la entidad y de la forma de representación.

¿Por qué es importante disponer de certificado digital?

Principalmente por tres motivos:

Pero en empresas y entidades existe un motivo todavía más importante: las personas jurídicas están obligadas generalmente a relacionarse electrónicamente con las Administraciones.

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